Fonte: Manuale per i segnalanti (w22_Manuale_Segnalante.pdf)

Tema principale: Il documento illustra le modalità di utilizzo dei canali interni messi a disposizione dall’ENTE per effettuare segnalazioni di illeciti (whistleblowing) ai sensi del D.Lgs. 24 del 2023, garantendo la riservatezza del segnalante e la protezione da eventuali ritorsioni.

Canali di segnalazione:

1. Scritto informatico (SQuadra-Segnalazioni): Piattaforma online che garantisce la riservatezza e la tracciabilità delle comunicazioni. L’anonimato è possibile, ma viene scoraggiato se non strettamente necessario.

• Vantaggi: Riservatezza, rapidità, tracciabilità, possibilità di allegare documenti.
• Svantaggi: Richiede accesso a internet e la creazione di un codice identificativo univoco e una password.

1. Scritto non informatico: Lettera indirizzata a “SEGNALAZIONI c/o IL TIGLIO – CASELLA POSTALE 656 – Via Pellicceria 3 – 50123 Firenze”. La busta deve contenere due buste interne separate: una con i dati identificativi del segnalante e l’altra con la segnalazione.

• Vantaggi: Accessibile a chi non ha dimestichezza con gli strumenti informatici.
• Svantaggi: Tempi di gestione più lunghi, minore garanzia di anonimato.

1. Orale: Chiamata al numero verde 800 835 973. Le conversazioni vengono registrate e sintetizzate dal Gestore per garantire l’anonimato.

• Vantaggi: Immediatezza.
• Svantaggi: Sintesi delle informazioni, possibile difficoltà nel trasmettere informazioni complesse o allegare documenti.

1. Incontri diretti: Possibilità di richiedere un incontro con il Gestore tramite qualsiasi canale. Il collegamento WEB può essere registrato su consenso del segnalante.

• Vantaggi: Comunicazione diretta e personale.
• Svantaggi: Richiede la disponibilità di entrambe le parti e un’organizzazione preventiva.

Misure di protezione per il segnalante:

• Anonimato: Garantito da tutti i canali se correttamente utilizzati.
• Minimizzazione dei dati: Il Gestore elimina qualsiasi informazione che possa far risalire all’identità del segnalante prima di trasmettere la segnalazione all’Istruttore.
• Cifratura delle comunicazioni: Solo per il canale informatico.
• Esclusione di soggetti specifici: Il segnalante può indicare persone che non devono essere coinvolte nella gestione della segnalazione.

Punti critici:

• Il manuale sottolinea ripetutamente che l’utilizzo del canale informatico SQuadra-Segnalazioni è preferibile per garantire la massima protezione e velocità di gestione.
• Viene ribadita l’importanza di non inserire informazioni identificative non strettamente necessarie nella segnalazione, negli allegati e nelle comunicazioni successive.
• Il Gestore, pur operando in modo riservato, ha accesso a tutte le informazioni.

Citazioni rilevanti:

• “Per garantire la riservatezza del Segnalante è necessario che lo stesso segua correttamente le indicazioni del presente documento.” (Introduzione)
• “ATTENZIONE: Il Segnalante, soprattutto se desidera effettuare una segnalazione anonima, dovrà prestare attenzione a che la Sua identità non possa essere rilevata dalle informazioni fornite o dai documenti allegati.” (Canale per segnalazioni scritte (informatico))
• “L’utilizzo di SQuadra-Segnalazioni permette la massima protezione della riservatezza del Segnalante.” (Misure per la protezione del Segnalante – Canale informatico)

Conclusioni:

Il documento fornisce una panoramica dettagliata dei canali e delle procedure per effettuare segnalazioni di illeciti all’interno dell’ENTE. L’enfasi sulla riservatezza e la protezione del segnalante è evidente in tutto il manuale. Si consiglia di promuovere l’utilizzo del canale informatico SQuadra-Segnalazioni per la sua efficienza e sicurezza.