Il documento presentato è una raccolta di linee guida per la gestione della privacy e la protezione dei dati personali nel settore delle costruzioni, sviluppate congiuntamente da diverse associazioni di categoria italiane (ANCE, Legacoop Produzione e Servizi, CNA Costruzioni, Anaepa Confartigianato).

I principali contenuti e possibili utilizzi del documento sono:

• Introduzione al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD) e sua applicazione nel settore delle costruzioni.
• Linee guida pratiche su come implementare i requisiti del RGPD, con focus sulle piccole e medie imprese edili.
• Modelli e template per vari documenti richiesti dal RGPD, come informative sulla privacy, registri dei trattamenti, accordi con i responsabili del trattamento, ecc.
• Indicazioni su come effettuare valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati per trattamenti ad alto rischio.
• Appendici con approfondimenti su temi specifici come il consenso, i diritti degli interessati, la gestione delle violazioni dei dati.
• Riferimenti a provvedimenti e linee guida delle autorità garanti italiane ed europee.

Possibili utilizzi:

• Come guida pratica per le imprese edili per conformarsi al RGPD
• Per formare il personale sugli adempimenti privacy
• Come base per sviluppare policy e procedure interne sulla protezione dati
• Per preparare la documentazione richiesta dal RGPD (informative, registri, accordi, ecc.)
• Come riferimento per affrontare questioni specifiche di privacy nel settore costruzioni
• Per effettuare valutazioni d’impatto su trattamenti rischiosi come videosorveglianza o geolocalizzazione

Il documento fornisce quindi uno strumento completo e settoriale per aiutare le imprese edili, soprattutto PMI, ad adeguarsi alla normativa sulla protezione dei dati personali.

Il Registro delle attività di trattamento è un documento previsto dall’articolo 30 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD) che ogni titolare del trattamento deve tenere. Ecco gli elementi chiave del Registro dei trattamenti:

• Scopo: Documentare tutti i trattamenti di dati personali effettuati sotto la responsabilità del titolare.
• Contenuti principali:
• Nome e dati di contatto del titolare
• Finalità del trattamento
• Categorie di interessati e di dati personali
• Categorie di destinatari
• Eventuali trasferimenti di dati verso paesi terzi
• Termini previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati
• Descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative
• Formato: Può essere tenuto in forma scritta, anche elettronica.
• Obbligatorietà: È obbligatorio per imprese o organizzazioni con almeno 250 dipendenti. Per le imprese più piccole è obbligatorio se il trattamento può presentare rischi per i diritti e le libertà dell’interessato, non è occasionale o include categorie particolari di dati.
• Utilizzo: Serve come strumento di accountability e può essere richiesto dall’autorità di controllo.
• Benefici:
• Aiuta a dimostrare la conformità al RGPD
• Fornisce una panoramica dei trattamenti effettuati
• Facilita la gestione dei rischi e la protezione dei dati
• Aggiornamento: Deve essere mantenuto aggiornato per riflettere accuratamente le attività di trattamento in corso.

Il Registro dei trattamenti è quindi uno strumento fondamentale per la gestione della conformità al RGPD e per avere una visione d’insieme delle attività di trattamento dei dati personali all’interno dell’organizzazione.

Puoi trovare un esempio di Registro dei trattamenti nella sezione 2.5, sotto il titolo “Esempio di Registro dei trattamenti”. Specificamente:

• Localizzazione: Il documento fornisce un esempio dettagliato di Registro dei trattamenti a partire dalla pagina 35.
• Formato: L’esempio è presentato in forma tabellare, che rende facile visualizzare e comprendere i vari elementi del registro.
• Contenuti: L’esempio include diverse tipologie di trattamenti comuni nel settore delle costruzioni, come:
• Gestione del personale (assunzioni, buste paga, formazione, ecc.)
• Gestione clienti e fornitori
• Trattamenti specifici del settore (es. controllo regolarità subappalti)
• Dettagli: Per ogni trattamento, l’esempio fornisce informazioni su:
  • Codice e area di riferimento
  • Descrizione e finalità del trattamento
  • Categorie di interessati e di dati personali
  • Base giuridica del trattamento
  • Formato dei dati (digitale/cartaceo)
  • Autorizzati e responsabili del trattamento
  • Termini di conservazione
  • Misure di sicurezza
• Utilità: Questo esempio può essere utilizzato come punto di partenza per le imprese del settore costruzioni per creare o adattare il proprio Registro dei trattamenti.

Ricorda che questo esempio dovrebbe essere personalizzato in base alle specifiche attività di trattamento della tua organizzazione. È un modello da cui partire, ma ogni azienda avrà le proprie peculiarità da considerare nel compilare il proprio Registro dei trattamenti.