Questo documento descrive in dettaglio le modalità di utilizzo dei canali interni di comunicazione messi a disposizione dall’ENTE per effettuare segnalazioni (whistleblowing) ai sensi del D.Lgs. 24 del 2023. Il documento si concentra su come garantire la riservatezza del segnalante e offre una guida dettagliata su come utilizzare i diversi canali disponibili.

Canali di segnalazione

Il documento illustra tre canali principali per effettuare segnalazioni:

1. Canale informatico (SQuadra-Segnalazioni): Questo canale, accessibile tramite un link sul sito dell’ENTE, è fortemente consigliato in quanto garantisce la massima riservatezza e celerità di trattamento. SQuadra-Segnalazioni permette al segnalante di:

• Rimanere anonimo.
• Inviare segnalazioni e documenti in forma cifrata.
• Dialogare con l’ENTE in modo anonimo tramite un Codice Identificativo Univoco (CIU).
• Controllare lo stato di avanzamento della segnalazione.
• Accettare o rifiutare le minimizzazioni dei dati personali proposte dal Gestore.

1. ATTENZIONE: “Questo canale non deve essere utilizzato per emergenze! In caso di pericolo immediato bisogna contattare le autorità competenti.”
2. Canale scritto (non informatico): Questa opzione prevede l’invio di una lettera, contenente due buste separate per i dati del segnalante e il contenuto della segnalazione, all’indirizzo “SEGNALAZIONI c/o IL TIGLIO – CASELLA POSTALE 656 – Via Pellicceria 3 – 50123 Firenze.” Si consiglia l’utilizzo della raccomandata con ricevuta di ritorno. Questo canale, sebbene possibile, è sconsigliato per via dei tempi di gestione più lunghi.
3. Canale orale: Le segnalazioni orali possono essere effettuate chiamando il numero verde 800 835 973 e inserendo il codice dell’ENTE per le comunicazioni orali (XXXXX). Il sistema, dopo aver raccolto il consenso alla registrazione, guida il segnalante attraverso un menu vocale per raccogliere i dati identificativi e il contenuto della segnalazione. Anche questo canale è sconsigliato in quanto la registrazione vocale viene poi trascritta e sintetizzata dal Gestore, non garantendo la stessa riservatezza del canale informatico.

Misure di protezione del segnalante

Il documento evidenzia diverse misure adottate per proteggere la riservatezza del segnalante:

• Anonimato: Il segnalante può scegliere di rimanere anonimo su tutti i canali.
• Cifratura: Tutte le comunicazioni e i dati del segnalante inviate tramite SQuadra-Segnalazioni sono cifrati.
• Gestione separata dei dati: Il Gestore, responsabile della gestione della piattaforma e della minimizzazione dei dati, opera senza conoscere l’identità del segnalante. L’accesso ai dati identificativi è consentito solo all’Istruttore o all’autorità giudiziaria, lasciando una traccia dell’operazione.
• Minimizzazione dei dati: Il Gestore si occupa di eliminare qualsiasi informazione che possa far risalire all’identità del segnalante, sia nelle segnalazioni scritte che nelle trascrizioni delle segnalazioni orali. Il segnalante può visionare la segnalazione minimizzata e approvarla prima che venga trasmessa all’Istruttore.
• Indirizzo email esterno: Per le comunicazioni via email, si raccomanda di utilizzare un indirizzo non riconducibile all’ENTE.

Contenuto della segnalazione

Il documento fornisce indicazioni anche sul contenuto della segnalazione, suggerendo di includere informazioni dettagliate come: luogo, data, soggetti coinvolti, impatto sull’organizzazione, eventuali prove a supporto e se la segnalazione è già stata effettuata in precedenza.

Inoltre, si consiglia al segnalante di evitare di inserire informazioni non strettamente necessarie che potrebbero rivelare la sua identità.

Conclusioni

Il documento fornisce una panoramica completa ed esaustiva dei canali di segnalazione interna all’ENTE, ponendo particolare enfasi sulla tutela della riservatezza del segnalante. L’utilizzo di SQuadra-Segnalazioni è fortemente consigliato in quanto offre la massima sicurezza e trasparenza durante tutto il processo di segnalazione.